Piano ferie per New York: come organizzarsi

Passate le vacanze invernali di Natale e Capodanno, ecco che si torna al lavoro.
E per alcuni di qui a breve sarà già ora di pensare al piano ferie dell’anno appena iniziato.

Sono sempre più le aziende che all’inizio di ogni anno, in genere entro i primi 2/3 mesi, chiedono ai propri dipendenti e collaboratori di stilare il cosiddetto “piano ferie”.
Ovvero pianificare con buona approssimazione la distribuzione delle proprie ferie nell’arco dell’anno.
Così da organizzare le assenze dei vari lavoratori garantendo sempre la continuità in azienda.

Questo articolo è per te, che quest’anno vorresti andare in ferie a New York, e ti è stato chiesto di presentare il piano ferie.
Vediamo alcuni suggerimenti utili e strategia per non farsi lo sgambetto da soli, lasciandoci comunque la porta aperta per un’ottima vacanza a New York.

Il piano ferie aziendale

Il piano ferie aziendale è sempre più una esigenza delle aziende (più o meno) strutturate.
Che hanno bisogno di pianificare – sin dall’inizio dell’anno – la copertura lavorativa dei propri dipendenti per tutto l’anno.
In particolare nei periodi tradizionalmente di ferie e vacanze, ovvero Agosto (e l’estate in genere) e il Natale / Capodanno.
Aziende con una produzione che non può fermarsi durante tutto l’anno, ha bisogno di assicurarsi che ci sia la copertura di personale necessaria in tal senso, in ogni momento dell’anno.

Ecco quindi che viene richiesto il piano ferie.
Ciascun lavoratore è chiamato a comunicare anticipatamente – entro solitamente i primi due o tre mesi dell’anno – le settimane che vorrebbe fare di ferie, per tutto l’anno.
Così che il personale che organizza la produzione e le risorse umane (termine antipatico ma tant’è) possa adoperarsi per far combaciare le esigenze di tutti, nel rispetto della produzione aziendale.
Attenzione che questo vale principalmente per le grandi aziende, ma sono sempre più i casi in cui viene richiesto anche nelle realtà più piccoline, negli uffici e per chiunque offra servizi, non solo produzione.

Se nella nostra testa è l’anno buono per un viaggio importante a New York, ma ancora non abbiamo programmato nulla, siamo chiamati a gestire al meglio il piano ferie per assicurarci di poter concretizzare senza intoppi il nostro viaggio.
Quindi, all’atto pratico, potremo essere chiamati a valutare anticipatamente le date del viaggio.
E con esse alcune dinamiche dello stesso che dipendono strettamente dalle date (volo in primis, ma anche alloggio).

Come chiedere le ferie per andare a New York

Vediamo alcune considerazioni da fare e tenere a mente quando si inizia ad organizzare un viaggio nella Grande Mela, partendo dalla necessità di stilare un piano ferie.
Sono comunque considerazioni valide anche in assenza dell’obbligo di fare il piano ferie aziendale.
Valide per chiunque stia valutando una vacanza, che in ogni caso comporta la necessità di prendere ferie dal lavoro.

• Per godere dignitosamente di un viaggio a New York la vacanza dovrebbe essere di almeno 7 giorni, anche se consigliati sono circa 10.
  In questo modo le spese di volo vengono ammortizzate bene, c’è il giusto tempo per esplorare la città con il giusto mood rilassato.
  Quindi cerchiamo di verificare la possibilità di avere (almeno) 2 settimane contigue di ferie. Magari sfruttando anche ponti e regali del calendario (che però saranno ambiti da tanti lavoratori).
  Avremo così un paio di giorni per smaltire il jet lag al rientro – tirare il fiato come si suol dire, rivivere la vacanza e prepararsi per il ritorno al lavoro.
  Se vuoi un idea di cosa può costare una vacanza di 7 giorni a New York, visita questa pagina.
• Detto questo va scelto il periodo di vacanza.
  Ovviamente dobbiamo tenere conto di eventuali vincoli / requisiti richiesti dal nostro datore di lavoro.
  Cercando di far collimare la disponibilità aziendale di ferie con il nostro periodo di vacanza ideale.
  Il periodo scelto per andare a New York è importante e determina le condizioni (meteo e non solo) che troveremo, gli eventi e le tariffe.
  Per orientarti ti consiglio di leggere la mia infografica su New York, e relativo articolo.
  Ti aiuta a identificare il periodo che preferisci o comunque più adatto alle tue esigenze di viaggio.
• Scelto il periodo viene il passo più importante, determinare le date di viaggio e – di conseguenza – di ferie.
  Individuare le date precise è il lasciapassare per poter prenotare il volo aereo: in assoluto la prima cosa da fare, a piano ferie confermato.
  Valuterete voi in base alle vostre possibilità di ferie, ai costi, ai desideri e preferenze personali, se scegliere le date in funzione del costo del volo o viceversa, a seconda delle possibilità che avete.
  Le due cose sono abbastanza legate tra loro. Se sapete di non avere margine nelle date (esempio aziende con chiusure fisse e non trattabili), cercherete il migliore volo aereo nelle date possibili.
  Se invece avete spazio di manovra, sarà la migliore soluzione trovata per il volo a suggerire le date di partenza e rientro. E a cascata sul periodo di ferie da chiedere.
• Se lavorate in team o in reparto, verificate prima con i vostri colleghi se ci sono periodi di ferie che si accavallano con i loro.
  Così da cercare di risolvere eventuali nodi – facendo le doverose scelte e valutazioni – prima che sia il responsabile a doverlo fare, magari d’ufficio.
  Le ferie sono un diritto, però cercate sempre di essere diplomatici. Così da partire rilassati, senza intoppi o frizioni che possano minare di preoccupazioni il vostro viaggio. Questo è il mio consiglio personale.
• FATE APPROVARE LE DATE: assicuratevi che le date proposte siano accettate dal vostro responsabile e/o datore di lavoro, prima di ulteriori step.
  Ma fate anche un passo in più (prevenire è meglio che curare).
  Verificate se in caso di imprevisti l’azienda sia in grado di far fronte alla vostra assenza. Fate presente in modo chiaro che per quelle date siete irreperibili di persona (e magari anche telefonicamente), fuori paese e che vi siete impegnati economicamente per una vacanza.
  E’ opportuno che il vostro responsabile sia a conoscenza del fatto che se a pochi giorni dalle vostre ferie (o durante) ci sono urgenze o imprevisti di qualsiasi natura, non possa di fatto contare su di voi in quanto siete irreperibili (non per poca volontà ma per ovvie ragioni 🙂 ).
  Verificate anche se – in casi di necessità – vi sia un collega in azienda in grado di sostituirvi nel vostro compito.
  Nel caso ci fosse, è più semplice che vi vengano concesse ferie anche in periodi o per durate “non-standard”, che magari andate a chiedere per meglio usufruire di tariffe convenienti per voli e alloggi.
  Nel caso contrario, assumono ancor più importanza questi scrupoli.
• Appena viene confermato il vostro piano ferie per New York, con tutte le verifiche e conferme di cui al punto 3, potete prenotare il volo aereo.
  Ricordate che il volo non è rimborsabile (salvo casi molto particolari), per cui dovete prenotarlo CERTI che le vostre ferie sono autorizzate, per evitare disguidi.
  Prenotate il volo il prima possibile: più il periodo scelto è vicino, maggiore convenienza c’è nella prenotazione per poter trovare buoni prezzi e tratte comode.
  Arrivati qui siete già ad un ottimo punto, con la vacanza in tasca. Inizia la parte più rilassante dell’organizzazione.
• Ora si potrebbe pensare all’alloggio, ma qui siamo facilitati perché per una buona parte degli hotel a New York possiamo prenotare con cancellazione gratuita.
  E quindi scegliere con calma ed eventualmente anche cambiare idea a fronte di offerte migliori che dovessero presentarsi nel corso della pianificazione.
  In alternativa valutate le offerte di viaggio a New York, che sono pacchetti volo+hotel molto convenienti, utili se siete sicuri delle date, perché in genere vincolanti.
• Gestiti volo e alloggio, rimane da gestire l’assicurazione sanitaria e la parte legata all’itinerario di vacanza: i musei, le attrazioni, i pass, ristoranti, eventi, divertimenti e tutto quanto costituisce la vacanza.
  Sono fasi che potete gestire con più calma e meno pressioni, a seconda di quanto manca alla vostra partenza.
  Per i consigli su queste tematiche vi lascio esplorare con calma questo sito. Troverete valide info su tutte queste cose. L’importante è che il piano ferie sia stato organizzato ad hoc!
• Ultimo ma non meno importante: una vacanza può saltare per vari motivi.
  Oppure potreste essere nella spinosa situazione di desiderare la vacanza a New York, ma di non essere ancora sicuri di poterla fare e quando. Ma con il piano ferie che vi fiata sul collo.
  In questo caso – secondo me – la soluzione è di parlarne con il responsabile, per capire se una vostra pre-decisione ha margine di essere ritrattata in caso la vacanza non dovesse più essere fatta.
  O se doveste aver bisogno di spostare il periodo per urgenze logistiche. Cosi facendo potrete capire al meglio cosa vale la pena fare.

Partite sereni, vacanza felice

Ho voluto scrivere questo articolo perché non di rado sento di amici o conoscenti che si trovano un po’ in difficoltà nel presentare un piano ferie per New York.
Ovvero pianificare una vacanza “impegnativa” nella Grande Mela anche con largo anticipo.
Altri che per una genuina poca chiarezza, hanno creato frizioni nei rapporti aziendali, che non sono mai buona cosa.
Oppure hanno dovuto accettare il compromesso di passare la vacanza tra e-mail e cellulare per far fronte a impegni e responsabilità che non hanno provveduto anticipatamente a delegare.

La chiarezza e la trasparenza nei confronti del vostro datore di lavoro, e la prevenzione di casistiche critiche, sono la chiave per vivere una vacanza serena e senza pensieri.